De basis voor een transparante overheid is weten wat de overheid is. Dat klinkt als een vreemde vraag, maar de definitie van ‘de overheid’ is niet scherp omlijnd. Volgens de ene instantie is een instelling wel een overheidsorgaan en volgens de andere instantie niet. Er is dus geen eenduidige of onomstreden lijst van de Nederlandse overheid. Onhandig als je wil nagaan hoe publiek geld uitgegeven wordt of als je een informatieverzoek doet en wil weten of een instelling een bestuursorgaan is. Of wat gedacht van gemeentelijke fusies of ministeries die samengaan?
Een herbruikbare lijst met overheden is zodoende een belangrijke randvoorwaarde voor transparantie en verantwoording. Er zijn diverse lijsten met overheden. Denk daarbij aan het CBS die codes gebruikt voor overheden. Of OWMS, de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS). Dit is de metadatastandaard voor informatie van de Nederlandse overheid op internet. Tijdens de Hackathon zal een team aan de slag gaan met het maken van een lijst van de overheid. Er staat al wat voorwerk klaar via deze Github-repo. Voel je vrij om aan te sluiten door een mail te sturen naar Lex Slaghuis.
In dit datablog zoomen we in op een upgrade van TOCO, het Actorenregister van het Nationaal Archief.
Van TOCO naar Actorenregister
Het Actorenregister is een database van het Nationaal Archief en Doc-Direkt voortgekomen uit de doorontwikkeling van TOCO-database (Taken en Organisatie Centrale Overheid). In het Actorenregister zitten op dit moment zowel de taken van de centrale overheid als de organisaties die de taken uit hebben gevoerd c.q. nog uitvoeren. De oorsprong van het Actorenregister ligt via TOCO uit het samenwerkingsverband tussen Doc-Direkt en het Nationaal Archief. Bij deze doorontwikkeling is al ingespeeld op een verbreding van het aantal actoren uit bijvoorbeeld provinciale en gemeentelijke overheden.
Het Actorenregister wordt in deze eerste versie met name gebruikt door medewerkers van het Nationaal Archief en Doc-Direkt. Zij kunnen uit de database informatie halen die nodig is in samenstellen van zogenaamde beslisdocumenten en de daarbij behorende schouwrapportages. De informatie uit het Actorenregister kan tijdens de bewerking van archieven hergebruikt worden bijvoorbeeld het schrijven van inleidingen op archiefinventarissen. Tevens biedt het Actorenregister als kernregistratie bouwstenen om geautomatiseerd archiefbeschrijvingen en archiefvormers (actoren) aan elkaar te koppelen in aggregatoren zoals APE.
Het Actorenregister is te raadplegen via deze website.
Wat valt er in het Actorenregister te vinden en wat niet
Op dit moment zijn de Hoge Colleges van Staat (zoals de Tweede Kamer, Eerste Kamer en Raas van State), de departementen en de daaronder vallende organisatieonderdelen te vinden. Ook is de Ministerraad in he t Actorenregister opgenomen met de daaronder vallende onderraden. Een restrictie is dat informatie tot op het niveau van directie of daarmee gelijk te stellen- en hoger is opgenomen. Ook in de tijd is er een beperking: informatie ouder dan 1975 is niet, althans niet volledig, opgenomen in het Actorenregister. Vastgelegd is informatie over de bestaansperiode, de taken die zijn uitgevoerd, de relaties met boven- en onderliggende organisaties, met opvolgende en voorgaande organisaties. De huidige informatie is met name geëxtraheerd uit de Staatsalmanakken en Instellingsbesluiten.
Standaarden en Datamodel
De database is gebaseerd op de ISAAR CPF standaard. De internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. In het Actorenregister is deze gemapt naar EAC-CPF. Deze Encoded Archival Context Corporate bodies, Persons, and Families is een internationale XML-standaard en voorziet in een grammatica voor het coderen van de namen van de makers van archiefmateriaal en gerelateerde informatie. Bekijk hier de volledige indeling in een tabel.
Licentie
Op de data zit een CC0 waiver. En ook bij de OAI-PMH is in de
OAI-PMH
Naast een export van een individueel record De data valt te harvesten via een zogenaamd OAI-PMH endpoint. De output is EAC-CPF
• https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?
• https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?verb=Identify
https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?
Via de call:
https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?verb=ListMetadataFormats
Wordt opgehaald dat het
Met die prefix kunnen de individuele records aangeroepen worden:
https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?verb=ListRecords&metadataPrefix=eac-cpf
Deze komen er vervolgens in XML uit, per keer met 100 records. Elke output eindigt met een resumptiontoken waarmee de volgende 100 records opgevraagd kunnen worden. Die call ziet er als volgt uit:
https://actorenregister.nationaalarchief.nl/oai-pmh?verb=ListRecords&resumptionToken
Voorbeeld
Naast de (minimale) details van een overheidsorganisatie zoals rechtsvorm, relatie, identificatiecode, bronnen en persistente identifier biedt de applicatie (website) op dit moment ook de mogelijkheid om via de relaties hiërarchisch (organogram) en in tijd (tijdbalk) te visualiseren hoe een organisatie(onderdeel) geplaatst moet worden. Binnen de ambitie om een beter en completer beeld te schetsen waar de Nederlandse overheid uit bestaat en welke (historische) informatie (archieven) daar achter zit kan deze dataset een nuttige bijdrage leveren.
Contact
Heb je vragen over het Actorenregister? Mail dan naar Tim de Haan van het Nationaal Archief.
Help jij mee tijdens Accountability Hack?
Tijdens Accountability Hack gaat er een team aan de slap met het inventariseren van de overheid en het bijeenbrengen van verschillende lijsten met hun eigen unique identifiers. Wil je daaraan meewerken? Neem dan contact op met Tom Kunzler. Nog niet ingeschreven voor de Hackathon? Aanmelden kan hier.